Gute Prompts für Microsoft 365 Copilot: Ziel, Kontext, Quelle und Erwartungen

Warum die Qualität des Prompts entscheidend ist

Copilot kennt die Absicht hinter einer Anfrage nicht. Es verarbeitet die Informationen, die im Prompt, im Gespräch und in den verfügbaren Arbeitsdaten enthalten sind. Eine allgemeine Bitte wie „Erstelle eine Präsentation“ lässt deshalb viele Fragen offen: für wen, mit welchem Zweck, auf welcher Datenbasis, in welchem Umfang und auch mit welchem Look and Feel?
Der häufige Denkfehler: Ein längerer Prompt sei automatisch ein besserer Prompt. Entscheidend ist nicht die Textmenge, sondern die Relevanz. Jede Angabe sollte Copilot helfen, die Aufgabe, den Rahmen oder das gewünschte Ergebnis besser einzugrenzen.

 

Die vier Kriterien für einen guten Prompt

1. Ziel: Was soll Copilot tun?

Das Ziel beschreibt die konkrete Aufgabe. Verwende eindeutige Tätigkeitswörter wie „zusammenfassen“, „vergleichen“, „entwerfen“, „prüfen“ oder „priorisieren“. Formuliere möglichst nur eine Hauptaufgabe pro Prompt. Bei mehreren Arbeitsschritten hilft eine nummerierte Reihenfolge.

Beispiel: „Erstelle eine Entscheidungsvorlage zur Einführung von Microsoft 365 Copilot.“

 

2. Kontext: Was muss Copilot über die Situation wissen?

Kontext erklärt den Anlass, die Zielgruppe und wichtige Rahmenbedingungen. Dazu gehören etwa Branche, Rolle, Vorwissen, gewünschter Nutzen, Fristen oder Einschränkungen. Relevanter Kontext verhindert, dass Copilot von falschen Annahmen ausgeht.

Beispiel: „Die Vorlage richtet sich an die Geschäftsführung eines mittelständischen Unternehmens mit 500 Beschäftigten. Im Mittelpunkt stehen Produktivität, Datenschutz und Einführungsaufwand.“

 

3. Quelle: Worauf soll Copilot seine Antwort stützen?

Die Quelle legt fest, welche Informationen Copilot verwenden soll. Das können ein Dokument, eine Präsentation, E-Mails, Besprechungen oder klar benannte Webquellen sein. Je eindeutiger die Datenbasis, desto besser lassen sich Aussagen nachvollziehen und prüfen. Verweise möglichst auf konkrete Dateien oder Zeiträume statt auf „alle verfügbaren Informationen“.

Beispiel: „Nutze ausschließlich die beigefügte Wirtschaftlichkeitsanalyse und die aktuelle Datenschutzbewertung.“

 

4. Erwartungen: Wie soll das Ergebnis aussehen?

Erwartungen definieren Form, Umfang, Ton und Qualitätskriterien. Du kannst beispielsweise eine Tabelle, fünf Stichpunkte, eine Management-Zusammenfassung oder eine sachliche Sprache verlangen. Auch der Umgang mit Unsicherheit gehört hierher: Copilot kann Annahmen kennzeichnen, fehlende Informationen benennen und Gegenargumente aufführen.

Beispiel: „Begrenze die Vorlage auf eine Seite. Gliedere sie in Ausgangslage, Nutzen, Risiken, Kosten und nächste Schritte. Kennzeichne Annahmen ausdrücklich.“

 

Aus vier Bausteinen wird ein vollständiger Prompt

1. Ziel: Erstelle eine Entscheidungsvorlage zur Einführung von Microsoft 365 Copilot.
2. Kontext: Die Vorlage richtet sich an die Geschäftsführung eines mittelständischen Unternehmens mit 500 Beschäftigten. Im Mittelpunkt stehen Produktivität, Datenschutz und Einführungsaufwand.
3. Quelle: Nutze ausschließlich die beigefügte Wirtschaftlichkeitsanalyse und die aktuelle Datenschutzbewertung.
4. Erwartungen: Begrenze die Vorlage auf eine Seite. Gliedere sie in Ausgangslage, Nutzen, Risiken, Kosten und nächste Schritte. Kennzeichne Annahmen und fehlende Informationen ausdrücklich.

 

Iterieren ist normal – und verbessert das Ergebnis

Microsoft empfiehlt, Prompts zu überarbeiten und Antworten erneut erzeugen zu lassen, wenn das erste Ergebnis noch nicht passt. Das ist kein Zeichen für ein schlechtes Werkzeug oder einen misslungenen Prompt. Es entspricht einem normalen Arbeitsprozess: Entwurf prüfen, Abweichungen erkennen, Anforderungen präzisieren und erneut ausführen.

1. Ergebnis prüfen: Was ist korrekt, unklar, zu allgemein oder nicht belegt?
2. Gezielt nachsteuern: Ändere nur die Anforderungen, die das Ergebnis verbessern sollen.
3. Vertiefen: Bitte um Beispiele, Gegenargumente, Risiken oder eine andere Struktur.
4. Abschluss prüfen: Kontrolliere Fakten, Quellen, Zahlen und sensible Inhalte vor der Verwendung.

Beispiele für Folgeprompts: „Kürze die Zusammenfassung auf 120 Wörter.“ – „Stelle Nutzen und Risiken in einer Tabelle gegenüber.“ – „Welche Annahmen sind nicht durch die Quellen belegt?“ – „Formuliere den Text für eine nichttechnische Zielgruppe neu.“

 

Weitere Empfehlungen für bessere Prompts

1. Klar und konkret formulieren: Vermeide unbestimmte Begriffe wie „gut“, „professionell“ oder „ausführlich“, wenn du sie nicht näher definierst.
2. Positive Anweisungen verwenden: Beschreibe, was Copilot tun soll, statt nur aufzuzählen, was es vermeiden soll.
3. Komplexe Aufgaben aufteilen: Lass zunächst analysieren, anschließend strukturieren und erst danach den finalen Text erstellen.
4. Beispiele geben: Ein Muster für Ton, Aufbau oder Detailtiefe kann zuverlässiger sein als abstrakte Stilbegriffe.
5. Quellen begrenzen: Benenne vertrauenswürdige Dokumente und lasse unbelegte Aussagen kennzeichnen.
6. Ergebnis prüfbar machen: Fordere Begründungen, Annahmen, offene Punkte und gegebenenfalls Quellenhinweise an.
7. Sensible Daten schützen: Verwende nur Informationen, die gemäß den Richtlinien des Unternehmens verarbeitet werden dürfen.

 

Typische Fehler beim Prompting

Fehler	Wirkung	Bessere Vorgehensweise
Zu allgemeines Ziel	Beliebiges oder oberflächliches Ergebnis	Aufgabe und Zweck konkret benennen
Fehlender Kontext	Unpassende Annahmen zu Zielgruppe oder Situation	Adressaten, Anlass und Rahmenbedingungen ergänzen
Unklare oder zu breite Quelle	Schwer überprüfbare Aussagen	Dateien, Zeitraum und zulässige Datenbasis festlegen
Keine Ergebnisvorgaben	Falsche Länge, Tiefe oder Struktur	Format, Umfang, Ton und Prüfkriterien definieren
Erste Antwort ungeprüft übernehmen	Fehler, Auslassungen oder unbelegte Aussagen bleiben bestehen	Iterieren und fachlich prüfen