Sven Schmücker
Cloud-Berater | Copilot-Experte
Microsoft Purview
Sven Schmückler, Cloud-Experte & Berater
- Microsoft
Microsoft Purview: Datenschutz, Compliance und KI unter neuen Rahmenbedingungen
Sie stehen in Ihrem Unternehmen heute vor der Herausforderung, Datenschutz, Informationssicherheit und den Einsatz von KI gleichzeitig zu steuern. Mit NIS2, DSGVO und dem wachsenden Einsatz von Microsoft Copilot und anderen KI-Lösungen steigen die Anforderungen an Transparenz und Nachweisbarkeit erheblich. Microsoft Purview hilft Ihnen dabei, sensible Daten zu identifizieren, Risiken sichtbar zu machen und Compliance-Maßnahmen nachvollziehbar zu dokumentieren, kann regulatorische Anforderungen jedoch nicht allein für Sie erfüllen.
Microsoft Purview: Das Wichtigste in Kürze
- NIS2, DSGVO und der zunehmende Einsatz von KI erhöhen die Anforderungen an Transparenz und Nachweisbarkeit in Ihrem Unternehmen.
- Microsoft Purview macht sichtbar, wo sich Ihre sensiblen Daten befinden, wer darauf zugreift und wie sie genutzt werden.
- Die größten Risiken sind meist längst vorhanden: gewachsene Freigaben, fehlende Klassifizierung, unklare Datenverantwortliche.
- Prüfer verlangen zunehmend überprüfbare Nachweise statt allgemeiner Absichtserklärungen.
- Die größten Herausforderungen bei der Einführung liegen selten in der Technik, sondern in der Abstimmung zwischen IT, Datenschutz, Fachbereichen und Betriebsrat.
Warum Microsoft Purview 2026 zum Wendepunkt für Ihren Datenschutz wird
Sie beschäftigen sich in Ihrem Unternehmen möglicherweise schon seit Jahren mit Datenschutz und Informationssicherheit. Dennoch zeigt die Praxis häufig ein anderes Bild: Datenbestände sind nur teilweise dokumentiert, Berechtigungen wurden über Jahre gewachsen vergeben und die tatsächliche Nutzung sensibler Informationen ist oft nur eingeschränkt nachvollziehbar, auch bei Ihnen.
Mit der Umsetzung von NIS2 und dem zunehmenden Einsatz von KI-Systemen verändert sich diese Situation grundlegend. Die Anforderungen beschränken sich nicht mehr auf Richtlinien und Dokumentationen. Sie müssen zunehmend nachweisen können, welche Daten Sie verarbeiten, welche Risiken bekannt sind und welche Schutzmaßnahmen tatsächlich wirksam sind. Damit wird Transparenz für Sie zu einer zentralen Voraussetzung für Compliance.
Microsoft Purview: Vom Einzelwerkzeug zur zentralen Datenplattform für Ihr Unternehmen
Microsoft Purview entwickelt sich zunehmend von einer Sammlung einzelner Compliance-Werkzeuge zu einer umfassenden Plattform für Datenmanagement und Datensicherheit, die Sie in Ihrer gesamten Microsoft-365-Umgebung einsetzen können.
Im Mittelpunkt steht dabei die Frage: Wo befinden sich Ihre sensiblen Daten und wie werden sie genutzt?
Die Plattform ermöglicht es Ihnen, Informationen zu klassifizieren, Datenzugriffe nachzuvollziehen und Risiken zu bewerten. Gleichzeitig können Sie Schutzmaßnahmen zentral verwalten und deren Wirksamkeit überwachen.
Besonders interessant sind die erweiterten Funktionen zur Analyse Ihrer Datenbestände. Sie erhalten dadurch einen Überblick über:
- personenbezogene Daten
- vertrauliche Unternehmensinformationen
- Freigaben und Berechtigungen
- Datenbewegungen innerhalb von Microsoft 365
- die Nutzung sensibler Informationen in KI-Anwendungen
Dadurch entsteht für Sie erstmals eine konsolidierte Sicht auf Ihre Datenrisiken, die bislang häufig auf mehrere Werkzeuge und manuelle Auswertungen verteilt war.
Wie Microsoft Purview Ihre Anforderungen an den KI-Datenschutz verändert
Der Einsatz von KI-Lösungen wie Microsoft Copilot bringt neue Fragestellungen mit sich, die in klassischen Datenschutzkonzepten oft nicht berücksichtigt wurden.
Prompts, Suchanfragen und KI-generierte Inhalte können bei Ihnen personenbezogene Daten oder vertrauliche Unternehmensinformationen enthalten. Gleichzeitig erwarten Ihre Mitarbeitenden, dass KI-Systeme schnell und umfassend auf vorhandene Informationen zugreifen können. Dadurch entsteht in Ihrem Unternehmen ein Spannungsfeld zwischen Produktivität und Datenschutz.
Sie müssen daher klären:
- Welche Daten dürfen von KI-Systemen verwendet werden?
- Welche Informationen sind von der Verarbeitung auszuschließen?
- Welche Nachweise sind erforderlich?
- Wie können Missbrauch und unbeabsichtigte Offenlegungen verhindert werden?
Microsoft Purview liefert Ihnen hierfür die notwendige Transparenz. Die Plattform ersetzt jedoch keine Governance-Richtlinien oder organisatorischen Regelungen in Ihrem Unternehmen.
Microsoft Purview schafft Transparenz statt Vermutungen in Ihrem Unternehmen
In vielen Projekten zeigt sich bei unseren Kunden ein ähnliches Muster. Die größten Erkenntnisse entstehen bei Ihnen meist nicht durch neue Sicherheitsmaßnahmen, sondern durch die Sichtbarkeit bereits bestehender Risiken.
Typische Funde bei der Bestandsaufnahme
- Über Jahre bestehende Freigaben für große Benutzergruppen
- Vertrauliche Dokumente ohne Klassifizierung
- Alte Projektablagen mit weitreichenden Berechtigungen
- Datenbestände, deren Eigentümer nicht mehr bekannt sind
Diese Risiken wurden bei Ihnen nicht neu geschaffen. Sie waren bereits vorhanden, konnten jedoch zuvor nicht systematisch erkannt und bewertet werden.
Die eigentliche Stärke moderner Datenmanagement-Plattformen liegt deshalb darin, Ihnen eine belastbare Faktenbasis zu schaffen. So können Sie Entscheidungen auf realen Daten statt auf Annahmen treffen.
Microsoft Purview: Warum Nachweise wichtiger werden als Absichtserklärungen
Regulatorische Anforderungen verlangen von Ihnen zunehmend überprüfbare Nachweise, nicht nur allgemeine Absichtserklärungen:
| Bereich | Früherer Ansatz | Heutige Erwartung |
| Sicherheitsmaßnahmen |
Grundsätzliche Beschreibung reicht aus | Nachweis der tatsächlichen Umsetzung |
| Dokumentation | Entsteht meist erst vor einem Audit | Ist laufender Bestandteil des Betriebs |
| Datenschutz und Informationssicherheit | Getrennt betrachtet | Gemeinsam gedacht und umgesetzt |
Bereiche der IT, in denen heutzutage überprüfbare Nachweise gefordert werden
Bei Audits oder Prüfungen reicht es also nicht mehr aus, wenn Sie Sicherheitsmaßnahmen nur grundsätzlich beschreiben. Gefordert werden belastbare Informationen über deren tatsächliche Umsetzung, zum Beispiel:
- dokumentierte Risikobewertungen
- definierte Schutzmaßnahmen
- Nachweise über Datenklassifizierungen
- Protokolle von Zugriffen und Aktivitäten
- Berichte über den Umsetzungsstatus Ihrer Compliance-Anforderungen
Microsoft Purview unterstützt Sie dabei, diese Informationen strukturiert bereitzustellen. Die Verantwortung für die Umsetzung bleibt jedoch weiterhin bei Ihren Fachbereichen, Datenschutzbeauftragten und Sicherheitsverantwortlichen.
Herausforderungen bei der Einführung von Microsoft Purview in Ihrem Unternehmen
Trotz des technologischen Fortschritts liegen die größten Herausforderungen bei der Einführung von Microsoft Purview selten im technischen Bereich.
Ein erfolgreiches Projekt erfordert bei Ihnen die Zusammenarbeit von:
- IT-Abteilung
- Informationssicherheit
- Datenschutzbeauftragten
- Fachbereichen
- Betriebsrat
- Compliance-Verantwortlichen
Insbesondere Funktionen zur Analyse von Nutzeraktivitäten oder zur Risikobewertung sollten Sie frühzeitig mit den relevanten Stakeholdern abstimmen.
Wenn Sie technische und organisatorische Maßnahmen parallel betrachten, erzielen Sie in der Regel deutlich schneller verwertbare Ergebnisse, als wenn Sie sich ausschließlich auf die Technologie konzentrieren. Eine klare Cloud-Strategie hilft Ihnen dabei, diese Abstimmung von Anfang an einzuplanen.
5 Handlungsempfehlungen für die Einführung von Microsoft Purview in Ihrem Unternehmen
Für eine belastbare Ausgangsbasis empfiehlt sich, nach folgenden fünf Schritten zu handeln:
1. Machen Sie Ihre Datenbestände sichtbar
Bevor Sie technische Schutzmaßnahmen einführen, sollte für Sie klar sein, welche Daten überhaupt vorhanden sind und wo sie gespeichert werden.
2. Priorisieren Sie Risiken
Nicht jedes Risiko hat für Sie die gleiche Bedeutung. Eine strukturierte Priorisierung verhindert unnötigen Aufwand.
3. Definieren Sie Ihre KI-Governance
Vor dem breiten Einsatz von KI-Anwendungen sollten Sie verbindliche Regeln für den Umgang mit sensiblen Informationen festlegen.
4. Betrachten Sie Datenschutz und Informationssicherheit gemeinsam
Viele Anforderungen überschneiden sich. Eine getrennte Betrachtung führt bei Ihnen häufig zu Doppelarbeit und widersprüchlichen Maßnahmen.
5. Denken Sie Nachweise von Anfang an mit
Prüfbarkeit sollte bei Ihnen nicht erst vor einem Audit entstehen. Dokumentation und Reporting müssen Bestandteil Ihres laufenden Betriebs sein.
Microsoft Purview als Grundlage für Ihren Datenschutz und Ihre Compliance
Microsoft Purview ist kein Werkzeug, das Compliance automatisch für Sie herstellt. Die Plattform schafft jedoch etwas, das in vielen Unternehmen bislang fehlt: Transparenz über Daten, Risiken und Schutzmaßnahmen.
Im Zusammenspiel mit DSGVO, NIS2 und dem zunehmenden Einsatz von KI wird genau diese Transparenz für Sie zur entscheidenden Grundlage für Datenschutz und Informationssicherheit.
Die wichtigste Erkenntnis lautet daher nicht, welche neue Funktion verfügbar ist. Entscheidend ist, dass Sie erstmals in der Lage sind, zentrale Fragen auf Basis von Fakten zu beantworten:
- Welche sensiblen Daten besitzen Sie?
- Wer hat Zugriff darauf?
- Wie werden diese Daten genutzt?
- Und können Sie dies gegenüber Prüfern nachweisen?
Wenn Sie diese Fragen beantworten können, schaffen Sie die Voraussetzung für einen sicheren und regelkonformen Umgang mit Ihren Daten und KI-Technologien.
Sie möchten Transparenz über Ihre Daten schaffen und Ihre Compliance nachweisbar machen? Wir unterstützen Sie dabei, Microsoft Purview strukturiert in Ihre Microsoft-365-Umgebung einzuführen. Vereinbaren Sie ein unverbindliches Erstgespräch mit uns.
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