Wie viele Kollegen teilen sich bei Ihnen einen Schreibtisch?

Hybrid arbeiten, verlässlich ankommen

Ein fester Schreibtisch für jede Person passt nicht zu jedem Arbeitsmodell. Wenn Teams zwischen Büro und mobilem Arbeiten wechseln, kann Desk Sharing verfügbare Arbeitsplätze transparenter und bedarfsgerechter organisieren.

Entscheidend ist dabei nicht allein, wie viele Schreibtische vorhanden sind. Mitarbeitende müssen einen geeigneten und passend ausgestatteten Arbeitsplatz finden und gemeinsame Bürotage verlässlich planen können.

Eine digitale Buchungslösung unterstützt diese Organisation, ersetzt aber keine gemeinsamen Regeln.

Beginnen Sie deshalb mit der Frage: Welche Arbeit findet im Büro statt und welche Ausstattung wird dafür benötigt?

 

Pool oder Einzelplatz: Was soll reserviert werden?

Desk Sharing bezeichnet zunächst das organisatorische Prinzip gemeinsam genutzter Arbeitsplätze. Microsoft Places unterscheidet bei der Buchung zwischen Arbeitsplatz-Pools und einzelnen Schreibtischen.

Bei einem Arbeitsplatz-Pool wird eine Kapazität innerhalb eines bestimmten Bereichs reserviert, jedoch kein konkreter Tisch. Für ein Team mit vergleichbar ausgestatteten Arbeitsplätzen kann dieses Modell ausreichen.

Eine Einzelplatzbuchung bezieht sich dagegen auf einen bestimmten Arbeitsplatz. Wenn die Lage des Schreibtischs oder dessen Ausstattung wichtig ist, sollten Sie prüfen, ob eine gezielte Einzelplatzbuchung besser zu Ihrem Bedarf passt.

Dabei ist nicht jeder einzelne Schreibtisch automatisch im Voraus buchbar. Microsoft Places unterscheidet zwischen:

• reservierbaren Arbeitsplätzen
• spontan nutzbaren Arbeitsplätzen
• fest zugewiesenen Arbeitsplätzen
• nicht verfügbaren Arbeitsplätzen

Spontan nutzbare Plätze, sogenannte Drop-in-Desks, können nicht im Voraus reserviert werden.

Legen Sie deshalb bewusst fest, welche Arbeitsplätze flexibel nutzbar, reservierbar oder dauerhaft zugeordnet sind.

Kommunizieren Sie diese Unterschiede eindeutig. Wer eine Kapazität in einem Bereich bucht, sollte nicht automatisch erwarten, dass damit der bevorzugte Tisch am Fenster reserviert ist.

 

Technik und Lizenzen vor dem Start klären

Microsoft Places bildet Arbeitsplätze in einer räumlichen Struktur aus Gebäude, Etage, Bereich und Schreibtisch ab. Für die Buchung einzelner Arbeitsplätze müssen Gebäude und Etagen eingerichtet sowie der Places Finder aktiviert sein. Die Verwaltung ist über PowerShell oder das Places Management Portal möglich.

Prüfen Sie außerdem, welche Anwendungen in Ihrem Unternehmen tatsächlich genutzt werden. Die neue Buchungserfahrung steht unter anderem im neuen Outlook und im Teams-Kalender für Windows und Web zur Verfügung. Zusätzlich gibt es die Places-App in weiteren Clients.

Das bedeutet jedoch nicht, dass in jedem Outlook-Client dieselben Funktionen zur Verfügung stehen. Die eingesetzten Anwendungen sollten deshalb bereits vor der Einführung erfasst und getestet werden.

Auch die Lizenzprüfung gehört an den Anfang des Projekts. Buchungen von Räumen und Workspace-Pools zählen in unterstützten Microsoft-365-Plänen zu den Kernfunktionen. Dazu gehören unter anderem Microsoft 365 Business Basic, Business Standard und Business Premium, jeweils unter Berücksichtigung der erforderlichen Voraussetzungen und Aktivierungen.

Für die Buchung einzelner Arbeitsplätze gilt seit dem 1. April 2026 ein platzbezogenes Lizenzmodell. Microsoft nennt hierfür Teams Shared Space beziehungsweise Shared Space – Single Space. Für aktive Teams-Premium-Abonnements besteht eine Übergangsregelung bis zur jeweiligen Verlängerung.

In hybriden Exchange-Umgebungen benötigen Nutzer für Microsoft Places ein Exchange-Online-Postfach. Mit einem lokalen Postfach kann weiterhin der Room Finder genutzt werden.

Da Microsoft Lizenzmodelle und Produktfunktionen verändern kann, sollten die geltenden Voraussetzungen unmittelbar vor der Einführung erneut geprüft werden.

 

Buchungsregeln machen Desk Sharing alltagstauglich

Eine technische Buchungsmöglichkeit allein sorgt noch nicht für einen funktionierenden Büroalltag. Definieren Sie deshalb frühzeitig:

• Wer darf welche Bereiche buchen?
• Wie weit im Voraus können Arbeitsplätze reserviert werden?
• Wie stimmen Teams gemeinsame Präsenztage ab?
• Was passiert bei kurzfristigen Planänderungen?
• Wie werden nicht benötigte Plätze wieder freigegeben?

Eine rechtzeitig stornierte Reservierung stellt die Kapazität anderen Mitarbeitenden wieder zur Verfügung. Die automatische Freigabe nicht genutzter Reservierungen ist dagegen eine zusätzliche Funktion von Microsoft Places mit eigenen Lizenzvoraussetzungen. Sie gehört nicht automatisch zu jeder Basisbuchung.

Beschreiben Sie deshalb einen klaren und verständlichen Ablauf für Stornierungen und nicht genutzte Arbeitsplätze, anstatt eine technische Automatisierung ungeprüft vorauszusetzen.

Genauso wichtig ist die tatsächliche Nutzung vor Ort. Ein gebuchter Arbeitsplatz hilft wenig, wenn benötigte Anschlüsse fehlen, die technische Ausstattung nicht funktioniert oder persönliche Unterlagen den nächsten Nutzer behindern.

Vereinbaren Sie gemeinsame Standards für:

• Ausstattung und technische Anschlüsse
• Aufbewahrung persönlicher Gegenstände
• Sauberkeit und Übergabe des Arbeitsplatzes
• Meldung defekter oder fehlender Ausstattung
• vertrauliche Gespräche und konzentriertes Arbeiten

Berücksichtigen Sie insbesondere Tätigkeiten mit erhöhtem Ruhe- oder Vertraulichkeitsbedarf. Ein flexibel buchbarer Bereich sollte nicht dazu führen, dass für konzentrierte Einzelarbeit oder vertrauliche Gespräche keine geeigneten Räume mehr zur Verfügung stehen.

 

Klein starten und den gesamten Bürotag testen

Starten Sie die Einführung von Desk Sharing mit einem abgegrenzten Bereich und einer überschaubaren Gruppe. So lassen sich technische und organisatorische Probleme früh erkennen, ohne den gesamten Büroalltag zu beeinträchtigen.

Im Pilotprojekt sollte nicht nur der eigentliche Buchungsvorgang getestet werden. Betrachten Sie den vollständigen Bürotag aus Sicht der Mitarbeitenden:

• Ist der gebuchte Arbeitsplatz leicht zu finden?
• Funktionieren Zugänge und Berechtigungen?
• Ist die benötigte Ausstattung vorhanden?
• Sind die Buchungsregeln verständlich?
• Wissen Mitarbeitende, an wen sie sich bei Problemen wenden können?
• Lassen sich Reservierungen einfach ändern oder stornieren?

Sammeln Sie konkrete Rückmeldungen dazu, an welchen Stellen Mitarbeitende improvisieren müssen oder Buchungen missverstanden werden. Erst wenn die Organisation im Alltag funktioniert, sollte das Modell auf weitere Teams oder Bürobereiche ausgeweitet werden.

 

Checkliste für die Einführung

Mit dieser Checkliste können IT und Büroorganisation den Einstieg gemeinsam vorbereiten:

1. Buchungsmodell festlegen: Entscheiden Sie, ob eine Kapazität innerhalb eines Pools oder ein konkreter Arbeitsplatz gebucht werden soll.
2. Ausstattung dokumentieren: Erfassen Sie beispielsweise Monitore, Dockingstationen, Anschlüsse und weitere Besonderheiten der Arbeitsplätze.
3. Technische Voraussetzungen prüfen: Kontrollieren Sie Gebäude- und Etagenstruktur, Places Finder, Benutzerpostfächer und die eingesetzten Buchungsoberflächen.
4. Lizenzen kontrollieren: Prüfen Sie sowohl die Benutzerlizenzen als auch die für Räume und einzelne Arbeitsplätze erforderlichen Platzlizenzen.
5. Verbindliche Regeln vereinbaren: Definieren Sie Buchungsrechte, gemeinsame Bürotage, Stornierungen und die Übergabe der Arbeitsplätze.
6. Verantwortlichkeiten benennen: Legen Sie eine Anlaufstelle für technische und organisatorische Rückfragen fest.
7. Einen vollständigen Bürotag testen: Prüfen Sie den gesamten Ablauf und verbessern Sie das Modell anhand konkreter Erfahrungen, bevor weitere Bereiche hinzukommen.

 

Nutzungsdaten richtig einordnen

Eine Reservierung dokumentiert zunächst eine geplante, aber nicht automatisch eine tatsächliche Nutzung. Auch Belegungsberichte sind von der Basisbuchung zu unterscheiden und setzen entsprechende Platzlizenzen voraus.

Leiten Sie aus den Buchungszahlen deshalb weder garantierte Flächeneinsparungen noch Bewertungen einzelner Beschäftigter ab. Eine häufige Reservierung bedeutet nicht zwangsläufig, dass der Arbeitsplatz tatsächlich über den gesamten Zeitraum genutzt wurde.

Stimmen Sie Zweck, Zugriff und Aufbewahrung der Nutzungsdaten mit den zuständigen internen Stellen ab. Dazu können je nach Unternehmen die IT, die Personalabteilung, der Datenschutz, der Betriebsrat und die Verantwortlichen für die Büroorganisation gehören.

Der Maßstab für ein erfolgreiches Desk-Sharing-Modell sollte nicht die möglichst lückenlose Kontrolle der Anwesenheit sein. Entscheidend sind geeignete Arbeitsplätze, verlässliche Abläufe und eine funktionierende Zusammenarbeit.